新闻详情

临沂职业学院财务报销规定

临沂职业学院财务报销规定

为进一步加强学院财务管理,严格控制预算支出,提高资金使用效益,加强会计监督,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国发票管理办法》、《高等学校财务制度》、《会计基础工作规范》、《现金管理暂行条例》等有关财经法律、法规,结合我院实际,制定本规定。

一、原始凭证

票据必须真实、合法、完整,对不真实、不合法、不规范的票据,经办人应拒绝接受、各部门负责人不得签批报销、财会人员有权不予受理。

(一)票据的合法性

各种票据必须按规定范围使用,超范围使用的不得作为报销凭据。常用作报销凭据的票据基本要求如下:

1.发票:必须是由税务机关统一印制并带有税务监制章,在规定的有效期内使用的发票,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章。

2.行政事业收据:必须是由财政部门统一印制并带有财政监制章,在规定的有效期内使用的收据,并加盖开票单位财务专用章或收款专用章。

3.内部收据:必须是财务处印制的临沂职业学院内部收据并加盖财务专用章。

4.自制原始凭证:如因工作特殊需要,需向农民等个人购买农产品等物品而无法取得正规发票的,必须取得对方收款人出具的收款证明:须注明物品名称、数量、单价、大小写金额、业务日期、收款人地址、收款人签名并加盖手印;并须填制“临沂职业学院自制付款凭证”,由经办人、验收人、单位负责人签字后,方可视为有效票据。

5.学院内部付款单:各部门发放各种酬金、劳务、临时工工资等须使用院内统一印制的付款凭证,领款部门应加盖公章,并由部门负责人、经办人签名,领款人签名栏应由领款人本人签名。

(二)票据的填写

1.发票或收据必须填制完整:单位名称、日期、经济业务内容(摘要)、数量、单价、金额、开票人、收款人等必须填写完整。填制单据大小写金额必须相符。发现票据内容有误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位的财务专用章。但金额有错误的(包括大小写金额不符)或金额涂改的,应当由出具单位重开,不得在发票上更正。

2.各种自制原始凭证、单据一律要求用蓝黑或碳素墨水书写,做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用"0"补齐。

(三)从外单位取得的套写票据,只能以经过复写的发票联或收据联作为原始凭证,而且必须套写正确。

(四)各种票据,应在出票之日起一年内报销。

(五)原始票据遗失的处理办法

1.购物等发票丢失,如属小额现金支付的发票,不予报销;如属非现金结算报销的,须取得原票据记账联或存根联复印件并加盖对方单位财务专用章;由本人写出书面申请(该申请需包括丢失原因、该发票没有被报销,如找到该票据不能再重复报销的承诺等内容),并由部门负责人签字。原票据记账联复印件需本人、物品验收人和部门负责人签字,才能作为原始单据报销;

2.因公出差遗失票据的处理办法:遗失单程票的,由本人写出书面情况说明,经同行人员证明和部门领导签字确认。其中遗失火车票、汽车票的,可比照另一单程票价报销;遗失往返双程票的,原则上不予报销。外地出差的住宿费、各种零星小额费用、市内交通费票据遗失,视同没有发生,不予报销。

二、票据的粘贴

取得合法票据后,经手人必须把有关发票、收据、单证按下列规定粘贴在粘贴纸上。

(一)单据粘贴的技术要求

1.小于粘贴纸的票据,应按右上齐或右下齐,从右往左(左侧不能超过装订线),分上下两行、呈阶梯状将票据左侧平整、均匀地粘贴在粘贴纸上。一张粘贴纸不能贴太多单据,一般以十张票据为宜。

2.超过粘贴纸的较大的单据,也需粘贴在粘贴纸上(左侧不能超过装订线),并折叠成与粘贴纸大小一样。

3.与本粘贴纸大小相等的单据(比如临时工工资发放表等)不必粘贴。

(二)票据粘贴的分类要求

1.不同经费项目列支的票据,应按不同的项目分别粘贴,不能粘贴在同一粘贴纸上。

2.票据应分类粘贴。例如:火车票、船票、长途汽车票、住宿费等差旅费为一类;用车费、汽油、出租车费等交通费为一类;邮电、通讯费为一类;印刷费为一类;办公费为一类等等。所有这些不同类别的费用应分别粘贴。

3.票据粘贴应遵循一事一粘的原则。比如:多次出差的票据不应粘在同一张粘贴纸上;一次招待费用票据应粘在一张“招待费报销单”,不能将多次招待票据粘在一张“招待费报销单”上。

三、票据的合法手续要求

各部门负责人对票据的真实性、合法性负责。对不合法、不真实的票据不得签批报销。

(一)每张原始单据均需单位经手人签字

1.经手人必须先粘贴好票据,在每张票据上签字,在粘贴纸的指定地方写明各类费用内容、用途、事由,并将粘贴纸背面内容:合计金额、单据张数、经手人填写完整后,方能让部门负责人签字,并由部门负责人写明经费列支项目。部门负责人签字不能以盖章代替。

2.各项经费收支实行“一支笔”审批制度,各负责人在自己的审批权限内审批签字。

3.所有原始凭证,均需用蓝黑或碳素水笔签字,不得用铅笔、圆珠笔签字。

(二)某些业务报销规定

1.对于符合领补助条件并确需领出差补助的单据,经办人需填写“临沂职业学院差旅费报销单”,并且由部门负责人在“临沂职业学院差旅费报销单”所规定处签名,否则按无补助处理。

2.报销探亲路费的,长途汽车、火车硬席座位费以及轮船四等舱可据实报销,出租车费、飞机票不得报销,火车硬卧票可按票价的60%报销折算为硬席座位费(年满50周岁以上并连续乘车48小时以上的,硬席卧铺费可据实报销)。四年一次探亲路费,金额在工资前两项的30%以内由个人负担,之外的可予报销。

3.报单张面额50元以上零星出租车票的,需说明用途,包括所去地点、事由;报租车费用的,还需注明单价、里程及金额,并且要取得合法的票据(超过1000元的须通过银行转账)。

4.火车票订票手续费,按国家规定凭票每张限报5元。停车费、装卸费等票据,须加盖出具单位收费用章,否则不予报销。

5.报餐饮费的,需用按《临沂职业学院招待管理办法》规定,审批手续及所附材料完整,并将其内容填写完整;报本地住宿费的,需说明理由。

6.报软卧、飞机票的,需事先经院长审批方可报销。

7.外出参加会议的,需附会议通知,报销内容要与通知相符,旅行社的单据不予报销。

8.报打印费、印刷费的,需说明用途,并须注明单价、数量,或附打印清单。

9.凡以费用发放表,兼课酬金领取单、临时工工资发放表等领款单报销的,如符合扣个人所得税条件的,需作出应发数、扣税金额、实发数。其中外聘人员、本院学生的劳动报酬应按劳务扣税;本院在职人员及离退休人员的所得均由财务处统一发放。临时工工资应按月发放,按个税税率扣税。

10.报销办公用品、材料,所开发票中必须注明品名、单价、数量,如果办公用品种类无法在发票中详细列示的,必须附详细清单(包括品名、数量、单价),并由验收人签字,需招标的还要附招标议标记录,否则不予报销。从各单位材料费中支出的项目,办理材料入库出库手续。

11.报销资料费,需各单位资料管理员验收后签字,如果是正规出版社出版的图书及按固定资产管理的软件,需到图书馆作图书报增并需经资产科审核。凡购图书、资料、教材等,必须附清单,并将清单按规定整齐地粘贴的粘贴纸上。

12.报刻单位公章用款,需办公室负责人签字。

13.凡报销使用期限超过一年,单位价值在1000元以上(其中:专用设备单位价值在1500元以上)的固定资产。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类物资,必须附加盖资产审核章的固定资产报增单;有合同的,还需附购货合同书原件;凡报销进口设备的,应附订货合同、卖汇水单等。

14.凡报销使用年限1年以上且不符合固定资产标准、价值超过50元的低值耐用设备,需附低值耐用设备报增单。

15.凡报销5万元以上(含5万元)的基建、维修及实验室建设项目、大宗物资、物品(含图书、教材采购、印刷费)及仪器设备的购置,成批物资的拍卖,必须附招投标记录、合同、验收单等。

16.凡报工程款的,必须附工程预算审批报告、审计报告及工程决算表,经资产科审核,凡构成固定资产的部分,要附资产报增单。工程验收合格后,基建部门要及时办理资产交付使用手续。

17.凡报销境外外文单据的,必须先翻译成中文,然后根据业务发生时的汇率,将外币折算成人民币金额审核签批后方能报销。

18.由“临沂职业学院经费项目审批表”控制的项目,还需持表报销,并在报销前由项目负责人或其指定人员将其单据填写完整并签名。

19.凡报销劳务性质的费用,必须经主管部门批准。比如:教学经费中发放的劳务费必须经教务处批准;科研经费中(包括各科研项目)发放的劳务费,必须经科研处批准。

20.报版面费、审稿费、发表费的需写明文章名称、所发表的刊物。

21.实习实训经费的报销按《临沂职业学院经费报销管理办法》执行。

22.列入《临沂市政府采购目录》的商品、劳务及服务,必须附政府采购审批手续才能报销。

23.其它未尽事宜按有关法规、政策、制度、文件执行。

四、借款规定

(一)借款的总体要求是严格控制、程序规范、专款专用、及时结算。

(二)借款人需凭《用款计划审批单》,到财务处会计科填写借据后方能借款。

(三)借款人须为学院正式职工。

(四)借款要本人亲自办理,不允许他人代借;借款人因工作调动或岗位变动,必须先还清借款或办理清理移交手续;超支的单位一律不予借款。

(五)除外出培训借款外,其它借款期限一般不得超过一个月,超过一个月不还借款,自下月起由其工资中扣还。

(六)借款未清的,不予办理新的借款。

(七)根据财政支付系统每天上午提取现金的规定,1000元以上大额借款必须在1个工作日前提出申请,以作准备。

五、收支结算规定

(一)各部门的收入,必须附有相关的收费许可文件、合同、协议、规定等收费依据,并由部门写出书面说明,说明收入标准、人数、金额,没有逐一开收据的要列出收费名单,并由部门负责人根据学院有关规定写明该收入所入项目,然后部门负责人、经办人签名(或加盖单位公章)。经办人需将收据记账联按序号平整粘贴在粘贴纸上,并将单据张数、合计金额、填写完整并签名。经办人交款时,需将收入依据、已按序号粘贴平整的收据记账联、收据存根一并交财务处核销。

(二)所有支出,必须有明确的经费项目和开支依据,对于超支的项目、无开支依据和超标准的开支,财务人员有权拒绝报销。

(三)各项现金支出,必须符合现金使用范围管理规定。通过银行转账的支出,收款单位名称须与票据上所盖章的单位名称一致。

1.同城(临沂市区及所辖各县区)结算,对同一单位一次性报销金额超过1000元的,须用转账支票结算。(差旅费结算按差旅费报销规定执行)

2.异地结算,对同一单位一次性报销金额一次支出超过5000元的,须通过银行结算。

3.使用内部收据报销的,不论数额大小,必须通过内部转账结算。

(四)报销单据时,有借款的必须冲销借款,但与借款理由不符,又符合银行结算的,必须通过银行结算,不得冲抵现金借款。

(五)报销经办人应为在编在岗职工。学生、临时聘用人员、院外人员原则上不得办理业务。

(六)报销程序:经办人签字-单据黏贴汇总-部门负责人审核-业务分管领导审核-财务处审核-分管财务领导签批-院长签批-结算。

(七)使用公务卡结算的,按相关规定执行。

六、本规定自发布之日起执行,解释权归财务处。