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临沂职业学院合同管理办法

临沂职业学院合同管理办法

为规范学院的合同、协议(以下简称合同)管理工作,结合学院实际制定本办法。

本办法所称合同,是指学院在涉外事项中,与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。如:学生集体实习实训、职工外出学习培训、涉外经济事项(物资设备购进与处置、接受劳务、社会培训、基建、维修等)、国外交流等。

一、合同管理原则

(一)谁主管,谁负责原则。

(二)谁订立,谁负责原则。

二、合同内容与订立程序

(一)合同内容须包括以下条款

1.甲乙双方的权利、义务;

2.标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格等;

3.数量和质量,包括适用规范、质量标准和检测方式等;

4.履行的期限、地点和方式;

5.违约责任等。

(二)合同订立程序

1、要约邀请的合同订立程序

资信审查—→要约邀请 —→合同填写—→审查—→批准—→签章

2、通过招标订立合同的程序

市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→订立合同—→审查—→批准—→签章

3、设备、材料、物资买卖合同的订立程序

计划准备—→考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等)—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→批准—→签章

合同审查是指财务处、纪委、法律顾问、分管院领导的审查。

系部、处室(以下简称部门)是学院工作的职能部门。合同订立,根据工作职责由部门负责按程序组织订立并草拟合同文本,相关部门要积极配合。

三、合同的批准与签订

(一)重要合同(单位价值500元以上、合同总金额5000元以上)须经院党委(行政)会议批准,由院长签订或授权分管院领导签订。

(二)一般合同(单位价值500元以下、合同总金额5000元以下)经院党委(行政)主要负责人批准,院长授权分管院领导签订。

(三)学院任何部门,原则上不得对外订立合同。特殊情况需经学院主要领导特许,并按合同订立程序签订合同。

四、合同的履行

(一)学院合同实行合同履约责任制,部门一把手是合同履约的第一责任人,第一责任人对合同的全面、正确履行负责。

(二)履行合同的部门、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况,积极行使合同赋予的权力,发现问题及时处理或向学院报告。否则,致使合同不能履行或不能完全履行,给学院造成损失的,要追究部门一把手的相应责任。

(三)合同的变更与解除。要从严控制合同的变更、解除,如确需变更、解除合同时,应报请学院同意,并按合同与对方当事人进行协商。合同变更、解除必须采取书面形式。

五、合同书的管理

(一)保管。合同一经签订,部门须在3个工作日内将合同正本送学院办公室(档案室)保管存档,副本一份送财务处(监督)、一份留部门(履行合同)。

(二)备查登记。合同一经签订,部门应在3个工作日内持合同正本到学院纪委进行备查登记。

(三)责任追究。纪委对合同履行及存档情况实施监督。凡未按时将合同送交有关部门、工作人员因岗位调整未及时办理合同交接手续、合同缺失等,按学院《问责制》追究有关人员的相应责任;凡擅自对外签订合同者,一经发现,在问责的同时,追究有关责任人的经济责任。

六、其他

学院有关合同管理规定与本办法不符的以本办法为准。

本办法由学院纪委负责解释。

本办法自公布之日起执行。