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临沂职业学院关于进一步完善物资采购使用管理的补充规定

临沂职业学院

关于进一步完善物资采购使用管理的补充规定

为进一步完善学院的物资采购、使用,校园设施、设备维护,零星维修工程等管理工作,增加物资管理透明度,节约资金,减少损失,推进节约型院校建设,结合学院实际情况,特制定本补充规定。

一、组织领导

(一)成立物资采购管理小组,下设采购办公室,成员由相关单位负责人组成。

组  长:冯国鸣

副组长:李吉宝

采购办公室主任:儒  林

成  员:张献忠、谢宗强、于兴福、物资采购使用单位负责人

(二)物资采购管理小组负责组织实施学院所有物资采购使用、校园设施设备维护、零星维修工程等工作,监督物资采购、使用、维护等各环节的执行情况。

二、物资采购

(一)学院所有物资(包括教育教学、师生生活、劳动卫生及办公物品、校园设施设备维护用品、招生宣传资料印刷等)实行统一采购,采购分为年度采购和临时采购。年度采购由学院物资使用相关单位根据上两年物资采购情况,结合市场和学院实际,提出年度采购计划,制订采购计划表(包括采购物品的名称、数量、用途、预算金额等),经物资采购管理小组集体讨论通过后,报学院领导审批。临时采购作为年度采购的补充,由各单位根据实际需要,填写采购单,经物资采购管理小组审核,报学院领导审批。

(二)年度采购、大宗物资(如公寓用品、水电暖零部件、劳动卫生及其他办公用品等)采购由物资采购管理小组负责对外招标,招标采取只招供货公司、先供货后付款、季度结算的形式。中标供货公司要根据学院采购计划先供货,保留一定的库存,保证供货随用随供,每季度学院与中标供货公司结算一次。临时采购由物资采购管理小组组织采购。

(三)各种采购,采购部门要根据学院实际,充分考察市场行情,提报采购单,采购单要注明采购物资的用途、品牌名称、规格型号、数量、市场价格、质量要求及使用场合等信息。在采购过程中,要坚持公开、公平、公正的原则,杜绝弄虚作假,暗箱操作,要坚决维护学院利益,坚持原则,廉洁自律,相互配合,相互监督。

三、校园设施、设备维修及其他零星维修工程管理

(一)校园设施、设备维修由报修单位提出申请。

(二)维修部门充分考察市场行情后提出维修方案,维修方案必须注明维修工程(包括水、电、暖、校园环境等基建维修工程)名称、工程量、工程质量要求、工程使用零部件及价格、人工量等信息。维修方案首先报采购管理小组审核,审核通过后报学院领导审批。

(三)所有维修工程,报修单位和维修部门要安排专人对工程进行全程监督,采购管理小组进行督导并组织验收。

(四)所有维修工程,必须规定质保期,质保期内不得结算工程全款。质保到期后,采购管理小组根据工程质量情况进行验收,无质量问题签字后才能履行相关的财务结算手续。

(五)激光打印机、复印机维修及耗材由物资采购管理小组负责招标定点公司,学院所有复印机、激光打印机加粉全部在校内进行,由网管中心负责。

四、物资入库

(一)采购的所有物资运抵学院后,都必须办理验收、入库手续。验收工作由物资采购管理小组组织实施,验收时依据物资采购计划进行数量和质量查验,验收合格后方可办理入库手续。无物资采购计划或验收不合格的物资,不得办理入库手续。谁验收,谁签字。

(二)仓库保管员在验收合格后,要按照物资种类、数量、规格,当日填写入库单(复写件)并签字,一份报物资采购管理小组,一份报财务处备案,一份留存。

(三)所有入库物资,总务设备处必须按物资的种类、数量、价格等建立完整的财产帐册。

(四)总务设备处仓库保管员要定期清点库存物资,要求每月对一次账,每季度末盘一次库,做到帐帐相符、帐物相符,确保学院财产去向清楚,领用、借用手续完备。

(五)学院仓库内的各类物资要分类存放,摆放合理。库房内一律不准存放私人物品。库房内应保持整洁,防止物资霉烂、变质、损坏,并做好防火、防盗、防爆等工作。

(六)财务处要加强固定资产管理,及时办理新增固定资产的登记手续。

五、物资领用管理

(一)学院各单位所需物品一律由各单位安排专门人员填报“物品领用单”,经物资采购管理小组办公室签字后,到总务设备处领取。申领时,一律签名登记,写明领取物品的种类、数量、时间、用途,必须归还的物品还需写明计划归还日期。

(二)贵重物品、仪器、电器等设备的领用,必须填写借用登记表,由物资采购管理小组签字批准,方可领取。物品领用人员要签名登记,并负全责保管。

(三)仓库保管员必须严格执行有关制度,不徇私情,按程序、按标准发放物品,认真做好各类物品的入库、领用登记,所有“物品领用单”统一保存,以备查验。固定财产帐目必须永久保存,易耗物品每学期总清点一次,列帐备查。

(四)凡领取必须归还的物品,至计划归还日期时,应按时送还仓库,仓库保管员要严格检查是否有损坏、残缺情况,如有损坏要向物资采购管理小组办公室汇报。发现有损坏情况不上报,或未按时收还,则由仓库保管员负责。

(五)如果遇到人员离职调岗或离校,组织部(人事处)要将离职调岗或离校人员告知物资采购管理小组,由物资采购管理小组组织财务、库管人员核查离职调岗或离校人员的现有个人办公物资及是否有借用物品未归还。个人办公物资收回入库并办理入库手续;如有未归还物品,仓库保管员要催促当事人到库房办理物品移交手续或归还手续,物资采购管理小组出具证明后组织部(人事处)方可办理相关手续。如遗失、损坏则应查明原因,照价赔偿。如因组织部(人事处)未通知物资采购管理小组渎职未予追还,则由责任人承担相应责任。

(六)学院财产原则上不外借。如遇特殊情况,应由借用人(院外单位借用本院财产必须持有单位证明)填写借用单一式两份,经学院领导批准后,方能出借,并由借用人在借用单上签字。借用单一份交借用人,另一份作财产借用凭单。借用人对借入财产应负经济责任,如有损坏由借用人照价赔偿。所借财产用毕要及时归还。财产负责人负有催还财产、追讨赔偿的义务。

(七)各单位文字材料要在校内OA系统上传输,打印、复印、速印材料必须填写印刷审批表,审批表上注明印刷内容、用途、纸张规格、数量等信息,经办公室审批后方可印刷。文印用纸采取按需定量供应,各单位领取纸张需填写纸张领用申请表,注明纸张用途、规格型号、数量,经办公室审批后方可领取。